也許您不熟悉運行回顧，或者您認為回顧會議僅用於敏捷專案管理，但我在這裡告訴您，回顧會議易於運行，並且對所有部門、專案和大大小小的團隊都非常有用。
在 ClassPoint，我們了解衝刺回顧的重要性，並相信結構良好且協作的回顧流程對於促進我們團隊內部的持續改進至關重要。
無論您是領導小型創業公司還是管理大型企業，定期回顧都會提供反思過去專案、確定需要改進的領域並在團隊中培養學習和成長文化的機會。 讓我們深入瞭解回顧會議的基礎知識、如何運行回顧的關鍵步驟，以及運行高效會話的提示，以產生可操作的見解並推動積極的變化。
什麼是回顧展
回顧是在項目結束時或一段時間內舉行的團隊會議，目的是評估績效、成功和失敗。
舉辦回顧會議的目的和好處
回顧或“復古”背後的想法是反思過去的經驗，從中學習，並調整未來的行為以提高效率、有效性和生產力。
雖然衝刺回顧植根於敏捷產品開發，但它們對任何行業的所有類型的團隊都非常有益。 如果做得有效，回顧可以成為改善團隊動態、溝通和整體績效的強大工具。 您可以使用這些回顧來反思任何事情：衝刺、專案、公司目標等。 並用於入住/退房會議，團隊建設，勁量等。
回顧會議的類型
復古可以採取多種形式，並有很多名字。 無論您是進行衝刺回顧、專案回顧還是產品回顧，目標都是相同的：反思：
- 什麼進展順利
- 什麼不順利
- 您將來如何改進
回顧性格式
有趣的是，這三個主要的回顧性問題有許多不同的形式，你可以從中選擇！ 它們都具有相同的目標，但每個目標都有自己獨特的方法來指導團隊的對話。 以下是一些流行的復古格式：
- 基本：什麼進展順利？ 什麼沒有？ 我們可以改進什麼？
- 4 L：喜歡、學習、缺乏、渴望
- 開始、停止、繼續
- 一個詞回顧：團隊成員反思和分享反饋、意見，並使用一個簡潔而有意的詞回答基本的回顧性問題。
- 帆船：是什麼風在推動我們前進？ 是什麼錨阻礙了我們？ 一路上我們可能會遇到哪些岩石（障礙物）？
- FLAT：未來的方向，吸取的教訓，成就，謝謝
- 玫瑰， 芽， 刺
- 高興，悲傷，瘋狂
- 交通信號燈
- 這樣的例子不勝枚舉！
有關如何運行回顧的步驟
步驟 1：準備追溯工具
召開有效回顧會議的第一步是準備用於跟蹤團隊意見和討論見解的工具。 你可能會發現創建一個視覺摘要來説明你和參與者規劃想法，看看不同的見解如何相互關聯，並突出你可以立即採取行動的領域，這是最有説明的。
您可以使用多種工具來促進回顧，並且您可能可以使用已有的工具！ 如：
1. 簡報：
對於準備充分的互動式會議，您可以簡單地使用PowerPoint運行回顧會議，這是您已經擁有和知道的工具。 此外，通過使用 受眾互動式載入項 ，您可以嵌入團隊可以回應的投票和問題。 這可能是讓人們參與、眾包想法、收集實時反饋以及呈現這些數據以供討論的好方法。
2. 物理白板和便箋：
如果您的會議是 100% 面對面的，您可以考慮使用物理白板或活動掛圖來捕捉想法和反饋。 便箋可以成為小組參與和組織思想和想法的有用工具，允許參與者移動它們並將它們分組到主題中。 唯一的缺點是事後手動記錄團隊反饋。
3. 數位白板：
或者，也許您想考慮使用Microsoft白板或Miro等數位白板工具，它們允許參與者實時協作。 您還可以使用專門為回顧設計的連線範本，這些範本提供結構化格式，並易於捕獲和組織反饋。
第 2 步：設置時間和議程
決定召開回顧會議后，下一步就是設定時間和議程。 首先選擇一個有用且適當的時間來進行反思性複習，然後選擇團隊中每個人都可以參加並積极參與的時間。 一旦確定了時間，創建一個清晰簡潔的議程是很重要的。
議程應包括回顧會議的簡要介紹、會議的主要目的和目的、分配給每個主題的時間以及誰將領導每次討論。 這還應包括您想要解決的復古格式或問題。
這應該事先與所有團隊成員共用，以便每個人都知道會議期間會發生什麼。 精心策劃的議程為富有成效和重點突出的回顧會議奠定了基礎。
第3步：建立基本規則和期望
在進入回顧會議之前，重要的是要為所有相關人員制定基本規則和期望。 這有助於確保會議保持專注、高效和尊重。 您設定目標並遵循準則，但您可以考慮以下一些：
- 鼓勵開放和尊重的溝通：營造一個尊重的環境，讓每個人都有機會不受干擾地表達自己的想法。 鼓勵團隊成員分享誠實的想法，積極傾聽，保持開放的態度。
- 保持相關性：為了使會議高效有效，請確保對話始終集中在回顧會議的目標和目的上。 明確討論的範圍，避免深入研究不相關的問題或過去的事件。
- 保持客觀，而不是個人：提醒參與者，回顧會議以評估工作流程、情況和系統為中心，而不是單個行動。 強調將個人感受與討論分開的重要性。
- 將反饋視為積極的工具：每個參與者都應該樂於接受反饋，因為這是回顧的重要組成部分。 鼓勵前瞻性方法，以積極的方式接受建設性的反饋，並考慮實施將來可能使團隊受益的變革。
第4步：首先讓每個人都積极參與和參與
為了讓每個人都打開並準備好參與，請通過讓每個人都在開始時參與來啟動會議。 當您的遠端團隊成員可能因距離而參與度較低時，這一點尤其重要。 那麼，您如何確保每個人都從一開始就在場並參與其中？
從熱身互動活動或破冰活動開始，這將迫使每個人積極為會議做出貢獻。
這可能是一個有趣的破冰遊戲，比如一個你寧願問“你寧願再也不使用社交媒體還是永遠不看另一部電影或電視節目？”或者一個糟糕的笑話比賽，讓每個人都提交他們最老套的笑話並投票選出最差（最好的）笑話。
或者，它可以讓每個人都準備好並舒適地分享，例如進行民意調查，要求每個人對月份/專案/議程的進展情況進行評分，或者使用詞雲用一個詞描述他們的經歷。 其中任何一種或兩者都是讓每個人都為開放和積極的團隊反思做好準備的好方法。
第 5 步：在會議期間：瞭解哪些方面做得好，哪些做得不好，以及如何改進
現在您已經搭建好了舞臺並準備了團隊，是時候深入瞭解回顧展並運行回顧展了！
首先，邀請每個人通過回答您的復古問題並直觀地展示它們來公開分享他們的反饋。 最好是每個人都能在開始討論之前自己發表意見。 使用協作白板或像 ClassPoint 這樣的受眾回應收集器是最簡單的。
然後使用每個人提交的想法的視覺顯示，是時候討論它們了！
什麼進展順利
在討論哪些方面進展順利時，鼓勵每個人在衝刺或專案中分享他們的成功和成就。 這項練習有助於提高士氣並承認每個人的貢獻。
什麼不順利
另一方面，討論不起作用的東西需要更多的機智和外交手段。 確保每個人都有機會表達自己的想法，沒有任何判斷或防禦。 請記住，目標是提出解決方案和改進，而不是指責。
您將來如何改進。
最後，通過討論如何改進專案或討論主題，將積極和建設性的反饋引導到未來。 這應該是一個開放的對話，歡迎並記錄所有關於如何改進的想法。 這可以包括從調整特定步驟或策略到對整個過程進行徹底改革。
提供任何相關數據或觀察結果作為討論的背景可能會有所説明。 這可能包括指標、客戶反饋、結果或值得注意的事件。
第 6 步：確定常見主題和見解
一旦你收集了每個團隊成員的意見，就該尋找模式了。 使用您選擇的任何可視化摘要工具來説明您跟蹤每個人的想法，並繪製出討論中出現的各種主題、共性或問題。 對這些趨勢和討論見解進行二次記錄可以説明您確定最重要的挑戰和改進機會。 確定這些共同主題后，您可以開始制定具體的行動項目來解決這些問題的根本原因。
步驟 7：創建行動計劃
進行有效回顧會議的最後一步和最重要的一步是制定一項行動計劃，以解決會議期間確定的問題和關切。 重要的是要確保每個人都同意要採取的行動，並且這些行動是現實的、可實現的和可衡量的。
行動計劃應概述團隊每個成員的具體任務、截止日期和職責。 這將確保每個人都清楚需要做什麼以及誰負責每項任務。 設置定期簽到也很重要，以確保行動計劃得到貫徹，並解決可能出現的任何障礙或挑戰。
步驟 8：記錄討論的內容
有效回顧會議的最後一步是記錄所討論的內容。 請務必記錄關鍵見解和行動項，以便將來可以參考它們。
確保與團隊中的每個人共享文檔，並將其作為參考指導行動項提供。 定期與團隊成員聯繫，以確保在會議期間確定的行動專案取得進展，並根據需要調整行動計劃。
充分利用回顧的提示
- 設置一個安全的地方：在會議開始時設定一個歡迎和包容的基調是很重要的，以鼓勵開放的溝通和協作的方法。 建立一個安全和開放的環境，讓隊友可以放心地表達他們的想法和意見，而不必擔心受到評判或報復。
- 考慮回顧會議的背景和時間安排：仔細選擇一個合適的時間進行回顧，最好是在項目結束時或截止日期之後，以及當你的團隊不在關鍵時刻時。
- 避免隊友感到人身攻擊：設定反饋應該是客觀的，而不是個人的和適度的基調，以防止個人主觀的評論或對錯誤或挫折的指責。
- 讓氣氛變得有趣，創造一種鼓舞人心的文化：加入有趣的破冰船和活動，打破會議的單調，創造一個積極和鼓勵的工作文化。
- 如果您的出席者人數很多，請進入分組討論：分成更小的小組有助於促進更有重點和更有成效的討論，尤其是在出席者人數很多的情況下。
- 對意見進行投票 以就後續步驟達成一致：在每個人都有公開的分享機會後，確保每個人都同意後續步驟。 通過邀請隊友投票來達成共識。
- 不要害怕調整時間和計劃後續問題：要注意時間限制並確保每個人都在復古期間參與其中，如果需要更多時間來解決更複雜的挑戰，請考慮將其保留為未解決的問題。 向相關人員提出後續問題或安排會議以解決該特定主題，以尊重回顧的時間框架和目標。
- 確保後續步驟和要點是可操作的：確保確定明確且可操作的後續步驟和會議要點，以確保取得進展。
- 包括積極的強化和慶祝成就：花時間慶祝成功和成就，承認和認可團隊的努力和貢獻。
- 使回顧成為例行公事：將回顧作為團隊例行工作的一部分，例如每 6 周或在所有週期性項目之後。 例行的複習可以幫助確保團隊不斷改進，並將反饋納入未來的專案和工作中。
有了這些技巧，您可以有效地進行回顧會議，並提出可操作的解決方案，推動持續改進。
如何使用 ClassPoint 在 PowerPoint 中運行回顧
如果您不想學習或購買新工具只是為了運行回顧，您可以直接在PowerPoint中運行它們！ 通過添加 受眾參與工具 ClassPoint，您可以將團隊的想法和意見帶入幻燈片中。 方法如下：
- 創建您的幻燈片，包括您的議程、復古問題以及任何有用的項目資訊，以獲取上下文
- 通過 添加問題和民意調查，使您的復古問題幻燈片具有互動性！為每個回顧性問題運行一個簡答題。 提示：先運行所有問題，然後等待顯示團隊提交的內容。
- 一次一個問題，揭示團隊的集體反饋和意見：哪些做得好，哪些做得不好，哪些可以改進。
- 討論給出的答案！ 將結果作為幻燈片插入以對其進行註釋，然後打開白板幻燈片以寫下主要主題和共用見解。
- 以行動計劃結束！ 使用空的行動計劃幻燈片或空白白板，決定可以執行的可操作專案以提高績效，以及在未來的任務/計劃/專案中哪些專案不順利。 確保每個人都同意！ 如果您的出席者人數很大，請運行投票以做出決定。
使用 ClassPoint，可以輕鬆地將您的幻燈片變成團隊參與的會議，並且通過將觀眾回答問題和民意調查以及白板工具添加到 PowerPoint 中，您可以最大限度地減少會議期間使用的工具數量，以節省時間和精力，並減少技術問題的空間。
確保包括熱身或破冰船，並以積極的強化結束！ 還要確保跟進給出的答案並鼓勵討論。 這將有助於確保每個人都參與其中，即使是那些可能不那麼直言不諱的人。
結論
回顧是功能強大的工具，可以幫助團隊提高績效、識別問題並協同工作以開發解決方案。 通過花時間反思過去的成功和挑戰，團隊可以獲得寶貴的見解，可用於改進流程、系統和整體績效。 使用正確的工具和方法，您可以幫助團隊提高效率、生產力並成功實現目標。
在 ClassPoint，我們相信協作和持續改進的力量。 這就是為什麼我們開發了一個平臺，幫助團隊運行有效的回顧並保持聯繫，即使在遠端工作時也是如此。 我們的工具旨在簡化回顧流程，使團隊更容易專注於真正重要的事情 – 提高績效和實現目標。
立即在PowerPoint中試用ClassPoint！
