關於如何使用獨裁者自動化文檔的5個想法

Sara Wanasek

Sara Wanasek

關於如何使用獨裁者自動化文檔的5個想法

Autocrat 是一個 Google 外掛程式,可説明您將 Google 表格、Google 文件和 Google 表單中的資訊合併為新格式,例如 PDF、電子郵件或評分量規。 您可以使用 Autocrat 簡化非常相似但不完全相同的文件的創建。

例如,如果要向學生發送證書,則可以使用 Autocrat 自動執行該過程。 您可以使用Google表單收集學生資訊並使用AutoCrat設置觸發器,該觸發器將自動填寫他們的姓名,日期等,而不是逐個為每個學生創建證書。在證書上! AutoCrat會自動將證書發送給每個收件者!

Autocrat 是自動化此類文檔的絕佳工具,當您想使用統一的文檔或範本但為每個收件者自定義它時,或者當您想設置觸發器以將某些資訊發送給某些人群時。

有很多方法可以使用這個工具,但首先,讓我們來看看如何使用 Autocrat,然後是 Autocrat 可用於教師的不同方式! 我將在此博客中使用證書範例;跟隨從Google表單到批量自動完成和個人化證書!

如何使用獨裁者

1. 準備谷歌雲端硬碟

在我們打開Autocrat之前,我們需要準備我們的Google雲端硬碟。

準備谷歌雲端硬碟

創建新資料夾

我們建議您在Google雲端硬盤中創建一個新資料夾,以存儲我們將在此過程中製作的所有文檔。 這將使您的Google雲端硬碟井井有條。

建立谷歌投影片(或谷歌文件)

您需要創建的第一個文件是最終產品。 您希望證書是什麼樣子的? 創建證書的一個副本。 有關證書設計的想法,有很多 設計範本工具 可以説明您入門。

然後,確定文檔中將針對每個學生進行個人化的部分。 在此示例中,姓名、事件、日期和教師將因每個學生而異。

要自動填充該資訊,您需要創建標籤。 在文本周圍使用<<>>將告訴獨裁者以後要放置的正確資訊。

創建谷歌幻燈片證書

創建谷歌表單

創建谷歌表單

在此示例中,我們使用Google表單向Autocrat提供每個文檔的自定義資訊,因此我們需要創建一個Google表單,其中包含每個證書上所需的個人資訊,然後要求學生填寫。 此處的問題應與完成證書所需的信息相對應。

例如,如果您希望在證書上自定義名稱,請在表單中詢問學生的姓名之一。 很高興知道您可以包含額外的資訊,例如反射問題,以便進行審查,而您不必包含在證書中。

如果您想通過電子郵件共享證書,請不要忘記在表格中索取電子郵件!

創建谷歌表格

在Google表單的回復部分,創建Google表格。 這將允許您自動以電子表格格式查看所有回復。 Autocrat 在 Google 表格中運行,所以現在,我們可以開始設置我們的自動化了!

2. 安裝並啟動獨裁者

要開始使用Autocrat,請先將其安裝在Google表格上。 單擊附加元件擴展功能表→獲取附加元件→,然後搜索Autocrat並安裝!

啟動獨裁者

2一. 創建獨裁者作業

安裝完成後,按兩下返回擴展並啟動自動程式。 我們將開始創建一個新工作。 為您的作業命名並完成這些步驟!

選擇您剛剛在Google幻燈片(或文檔)中創建的範本,並將其保存在我們剛剛在上面創建的資料夾中。 這會將所有新創建的證書保存在該資料夾中,而不會弄亂您的Google雲端硬碟主頁面。

2b. 提取代碼

還記得我們何時將<<>>添加到證書範本嗎? 現在我們開始使用它們! Autocrat 會記下在您的範本中找到的所有標籤,但現在我們必須將它們與表單中的問題相匹配。 例如,對於標籤 <{{{wpml_tag_1}}}> ,我們會將其與問題「您完成了什麼事件? 這樣獨裁者就會把這個問題的答案放在標籤上 <{{{wpml_tag_3}}}>

匹配標籤

2c. 選擇儲存位置和發送選項

接下來,選擇保存每個創建的證書和名稱的方式。 您可以選擇要添加到檔名中的任何標記,以便輕鬆查看您的 Google 雲端硬碟的憑證是誰。 表單上的每次提交都會創建自己的證書,並保存在您的Google雲端硬碟資料夾中。

在Autocrat作業設置中向前跳,直到到達發送證書(步驟8)。如果您的學生沒有電子郵件,或者您希望列印和分發證書,請選擇不發送證書。 但是,如果您想通過電子郵件發送證書,請在此處起草電子郵件。 包括學生電子郵件的標籤、主題行和您的消息。

股票證書

二 維和。 設置觸發器

最後,我們可以選擇何時運行此自動化。 您可以選擇在每次填寫表單時或在一天中的特定時間運行自動化。 如果您選擇表單觸發器,則提交表單后,將在 5 分鐘內製作證書並將其發送給學生(如果您選擇發送)。

如果選擇了時間觸發器,則自動化將在該時間每天運行一次,然後將證書發送給在該時間範圍內提交的每個人。

如果您更喜歡手動操作,則可以選擇自觸發!

現在,保存您的獨裁者工作,就是這樣! 您可以根據需要進行任何編輯、更改觸發器、預覽作業或刪除作業。

3. 測試自動化

現在是時候測試自動化了! 確保一切順利進行。 填寫表單,檢查您的回復是否已添加到Google表格中,然後檢查您的電子郵件! 您應該會收到一封電子郵件,其中包含您的消息和根據您的 Google 表單回復定製的附加認證!

證書已收到!

這就是使用Autocrat簡化文檔合併和創建的所有步驟! 嘗試以您需要的任何方式使用這些步驟。 查看下面的一些想法以説明您入門。

教師使用獨裁者的方式

一旦您在Google表格中獲得了資訊,發送文檔的可能性就無窮無盡了! 試著送出表格或信件,例如:

1. 報名信

使用Autocrat發送/接收/過濾包含日期,時間,班級代碼,聯繫資訊和有用連結等資訊的註冊信。

2. 評分量規

為自己創建一個表單,以便輕鬆填寫學生的評分量規。 填寫表格后,資訊將被放置在您的評分量規文檔中並直接發送給學生。

3. 批准請求

可以提出這些請求,以便在填寫表格后,重要資訊將發送給您的上級,請求批准課程、天數、休息日、實地考察等。

4. 家長信

您可以建立一個表單來説明您向家長發送資訊。 這可以用來提醒家長他們是否要和孩子開會,告訴他們他們的學生在課堂上做的很棒的事情,或者他們需要知道的與學生有關的任何其他即將到來的資訊。

5. 員工信息共用

向他們註冊的員工發送提醒、即將發佈的詳細資訊或活動。

在課堂上可以使用許多不同的方式。 讓我們知道您最喜歡的方式,或者如果您在下面的評論中設置自動化時遇到問題!

Sara Wanasek

About Sara Wanasek

Sara Wanasek is a PowerPoint expert with a deep understanding of education technology tools. She has been writing for ClassPoint for over 3 years, sharing her knowledge and insights in educational technology and PowerPoint to teachers. Her passion extends beyond writing, as she also shares innovative ideas and practical presentation tips on ClassPoint's YouTube channel. If you are looking for innovative ideas and practical tips to elevate your presentations as well as the latest trends in educational technology, be sure to check out it out for a wealth of insightful content.

Supercharge your PowerPoint.
Start today.

800,000+ people like you use ClassPoint to boost student engagement in PowerPoint presentations.