Curi 15 Rahsia Ini untuk Perjumpaan Semua Tangan Yang Mudah!

Jika anda bertanggungjawab untuk menganjurkan mesyuarat semua tangan, ia boleh menjadi tugas yang sukar, kerana mesyuarat semua tangan diketahui mengundang cabaran berikut:

• Komunikasi berlebihan
• Menangani pelbagai keperluan dan minat
• Halangan hierarki
• Kurang interaktiviti

Tetapi jangan risau. Kami telah menyediakan panduan ini dengan 15 petua terbukti untuk pertemuan semua tangan yang berjaya. Sama ada mesyuarat mingguan biasa atau acara tahunan syarikat, petua dan strategi ini akan memastikan bahawa mesyuarat anda secara menyeluruh adalah produktif, cekap dan menyeronokkan untuk menjadikan seluruh tenaga kerja anda diperkasakan! 🔋💪

Apakah Perjumpaan Semua Tangan?

Tetapi pertama, apakah pertemuan semua tangan? Mesyuarat semua tangan, juga dikenali sebagai dewan bandar, ialah perhimpunan di mana semua orang dalam syarikat atau organisasi, termasuk eksekutif, pengurus, pekerja individu dan kakitangan sokongan, berkumpul untuk berkongsi dan membincangkan kemas kini syarikat, matlamat, pencapaian dan cabaran .

Ia berfungsi sebagai platform penting untuk memupuk perpaduan, penjajaran, ketelusan dan komunikasi dalam organisasi. Mesyuarat semua tangan membantu menyelaraskan usaha individu dan pasukan dengan matlamat syarikat, meningkatkan penglibatan pekerja dan mengukuhkan budaya organisasi secara keseluruhan dengan mewujudkan rasa kekitaan dan tujuan dikongsi di kalangan pekerja.

Mengapa Menjalankan Mesyuarat Semua Tangan?

Mesyuarat semua tangan boleh digunakan untuk berkongsi kemas kini seluruh syarikat, memupuk pembinaan pasukan atau meraikan kejayaan. Sebelum anda mula menyusun strategi cara untuk menjadikan mesyuarat anda lebih menarik dan membimbangkan tentang kejayaan mereka, adalah penting untuk memahami “mengapa” di sebalik menjalankan mesyuarat semua tangan. Berikut ialah beberapa faedah yang boleh dibawa oleh mesyuarat semua tangan kepada pasukan anda:

1. Penjajaran dan Komunikasi yang Diperbaiki : Wujudkan penjajaran yang lebih baik dalam organisasi. Apabila semua orang mendengar mesej yang sama daripada pasukan kepimpinan, mereka boleh memahami apa yang diharapkan daripada mereka dan bagaimana mereka boleh menyumbang dengan lebih baik.
2. Ketelusan dan Kemasukan : Wujudkan dialog terbuka antara pengurusan dan seluruh tenaga kerja untuk membina kepercayaan dan hubungan.
3. Penglibatan dan Motivasi : Tingkatkan semangat pekerja dengan mengiktiraf pencapaian, meraikan kejayaan, dan menyediakan ruang untuk individu menyumbang idea dan perspektif mereka.
4. Peningkatan Kerjasama dan Inovasi : Memudahkan peluang rangkaian, menggalakkan kerja berpasukan, dan memecahkan silo dalam organisasi.
5. Budaya Organisasi : Membentuk dan mengukuhkan budaya organisasi untuk mewujudkan rasa identiti bersama di kalangan pekerja.

15 Petua Menjalankan Mesyuarat Sepenuh Tangan dengan Berjaya

#1 Tetapkan Matlamat anda untuk Merangka Strategi untuk Kejayaan

Sebelum merancang mesyuarat anda, adalah penting untuk mengenal pasti tujuan mesyuarat. Tanya diri anda, “Mengapa kita perlu mengadakan mesyuarat semua tangan?”, “Apa yang kita mahu capai daripada mesyuarat itu?”

Tetapkan objektif yang jelas dan susun mesyuarat dengan sewajarnya. Tentukan perkara yang anda ingin capai dan sesuaikan kandungan untuk memenuhi matlamat tersebut. Dari situ, anda boleh meneruskan dengan menentukan logistik, format dan kandungan, bersama-sama dengan menetapkan peranan, menyediakan agenda anda dan berlatih.

#2 Satukan Tenaga Kerja Anda Tanpa mengira Lokasi

Tentukan sama ada format bersemuka, maya atau hibrid sesuai dengan keperluan syarikat anda. Tenaga kerja kini fleksibel, jadi pastikan semua pekerja boleh mengambil bahagian dengan mudah , tanpa mengira lokasi mereka.

Jika anda mempunyai pelbagai cara untuk menghadiri mesyuarat, semak semula semua teknologi sedia untuk digunakan, dengan mengambil kira sandaran. Perlukan bantuan untuk menguasai Pasukan, Zoom atau Google Meet ? Kami telah membantu anda.

#3 Jemput Penceramah Pelbagai Jabatan

Jemput berbilang penceramah dari jabatan berbeza ke mesyuarat semua tangan anda untuk memberi pekerja pemahaman yang lebih luas tentang syarikat secara keseluruhan dan cara setiap jabatan menyumbang kepada kejayaannya. Berbilang pembesar suara boleh memberikan gambaran yang lebih komprehensif tentang projek, inisiatif dan cabaran yang sedang dijalankan merentas pelbagai bidang organisasi. Ini membantu memecahkan silo dan menggalakkan perkongsian pengetahuan merentas jabatan, yang membawa kepada peningkatan kecekapan dan sinergi.

Tambahan pula, pendengaran daripada pelbagai penceramah menambah kepelbagaian dan memastikan mesyuarat itu menarik dan dinamik. Ia menghalang monotoni dan membolehkan gaya persembahan dan suara yang berbeza untuk menarik perhatian penonton. Dengan menghimpunkan pelbagai perspektif dan kepakaran, anda boleh mempromosikan budaya kerjasama dan perpaduan, serta menggalakkan pemilikan & akauntabiliti apabila pekerja melihat rakan sekerja mereka mewakili jabatan masing-masing dan berkongsi pencapaian dan matlamat mereka.

#4 Lantik Moderator Mesyuarat

Untuk memastikan mesyuarat semua tangan anda produktif, fokus, dan agenda berada di landasan yang betul, adalah bijak untuk menetapkan moderator mesyuarat terutamanya jika terdapat berbilang orang dan topik yang terlibat dalam agenda. Seorang moderator boleh menguruskan aliran mesyuarat, memudahkan penyertaan dan memastikan semua orang mempunyai peluang untuk bercakap. Mereka boleh menggalakkan sumbangan yang inklusif dan seimbang daripada hadirin, sambil juga menghalang perbincangan daripada beralih ke topik yang tidak berkaitan.

Dan jika timbul sebarang konflik atau perselisihan faham semasa mesyuarat, moderator neutral boleh membantu menguruskannya. Mereka boleh menjadi pengantara perbincangan, memastikan dialog yang penuh hormat dan menghalang sebarang kemungkinan gangguan. Bergantung pada matlamat anda untuk mesyuarat semua pihak, pertimbangkan untuk memilih moderator tanpa penglibatan langsung dalam topik yang dibincangkan.

#5 Buat dan Sampaikan Agenda Yang Jelas:

Agenda yang menarik harus mengekalkan perhatian semua orang, mudah diikuti dan memberi pasukan anda rasa pemilikan dalam mesyuarat semua pihak.

Buat agenda tersusun yang merangkumi topik penting, kemas kini jabatan, aktiviti interaktif dan sesi Soal Jawab. Sertakan jangkaan masa untuk setiap satu dan cuba berpegang pada mereka sedekat mungkin. Kongsi agenda terlebih dahulu untuk membolehkan para hadirin membuat persediaan.

Contoh agenda boleh:

• Mulakan dengan pemecah ais Perkenalkan matlamat dan objektif
• Kongsi maklumat dan kemas kini syarikat dengan bantuan visual yang menarik
• Beri ahli pasukan peluang untuk bersinar dengan kisah kejayaan dan kerja semasa
• Buka dialog dan perbincangan untuk maklum balas dan idea
• Akhiri dengan nada tinggi meringkaskan perkara penting dan mengingatkan semua orang tentang tujuan mesyuarat

Setelah agenda anda ditetapkan, jemput pasukan anda lebih awal dan sampaikan agenda dengan jelas. Dengan cara ini, anda memastikan mesyuarat yang produktif dan pasukan bersedia dan bersedia untuk mengambil bahagian dengan soalan idea dan maklum balas.

#6 Pilih Satu Alat Pertemuan yang Lancar

Adakan mesyuarat semua tangan yang lebih produktif dan berkesan dengan memilih satu alat mesyuarat yang lancar yang menyatukan keseluruhan agenda dan semua slaid daripada pembesar suara yang berbeza di satu tempat. Apabila semua slaid disatukan di satu tempat, mengikut templat atau tema yang padu, ia membolehkan penjenamaan dan estetika visual yang konsisten sepanjang keseluruhan mesyuarat.

Ini tidak membantu semua pembesar suara beralih dengan lancar dari satu ke seterusnya, tetapi juga menghapuskan keperluan untuk peserta bertukar antara berbilang aplikasi atau platform. Tiada gangguan atau kelewatan yang disebabkan oleh pertukaran antara perisian atau fail yang berbeza menjimatkan masa dan mengurangkan kemungkinan kekeliruan.

Keupayaan untuk kerjasama dalam kalangan penceramah dan peserta mesyuarat menjadi lebih mudah untuk membawa penglibatan dan penyertaan aktif daripada semua hadirin ke hadapan. Peserta boleh berkongsi idea dan perbincangan dengan mudah apabila menggunakan alatan seperti ClassPoint yang menyepadukan soalan respons khalayak ke dalam pembentangan PowerPoint anda.

#7 Pastikan Pengalaman Teknologi yang Lancar

Ambil langkah untuk mencipta pengalaman mesyuarat yang lebih lancar dan boleh dipercayai untuk semua orang yang terlibat dengan mengurangkan isu teknikal . Dengan mengutamakan pengalaman teknologi yang lancar, peserta boleh melibatkan diri sepenuhnya dalam mesyuarat atau webinar tanpa gangguan atau kekecewaan yang disebabkan oleh kesukaran teknikal.

Beberapa isu yang berpotensi untuk dimaklumkan ialah alat persidangan audio/video, sambungan Internet, keupayaan perkongsian skrin atau perisian persembahan. Jika anda telah memilih satu alat mesyuarat yang lancar, anda sudah selangkah ke hadapan. Mengurangkan alatan pembentangan anda kepada hanya satu alat, menghapuskan sebarang kemungkinan isu atau gangguan, seperti isu yang timbul daripada masalah keserasian antara perisian atau format fail yang berbeza.

#8 Tingkatkan Kejelasan dan Kesan dengan Bantuan Visual

Salah satu kesilapan terbesar yang boleh anda lakukan semasa merancang mesyuarat semua pihak ialah tidak jelas atau bertele-tele dalam penyampaian anda. Ini boleh menyebabkan ahli pasukan tidak terlibat, kekecewaan, dan akhirnya, mesyuarat yang kurang berkesan.

Menggunakan alat bantu visual yang kuat, seperti carta, graf, rajah atau maklumat grafik, boleh membantu menyampaikan maklumat atau data yang kompleks dengan cara yang lebih mudah diakses dan difahami. Bantuan visual melibatkan dan menarik perhatian serta mewakili matlamat & kemajuan secara visual memastikan mesej penting disampaikan dengan berkesan dan bergema dengan seluruh penonton. Ketahui lebih lanjut tentang pelbagai cara anda boleh mempertingkatkan pembentangan anda untuk menjadikannya lebih menarik .

#9 Memperkasakan Setiap Suara: Libatkan Semua Orang semasa mesyuarat

Galakkan penyertaan aktif dengan melibatkan pekerja dalam perbincangan, sesi interaktif atau tinjauan pendapat . Ini bukan sahaja akan membawa kepada kerjasama dan komunikasi yang lebih baik dalam pasukan anda tetapi juga akan membantu meningkatkan semangat dan produktiviti pasukan secara keseluruhan.

Untuk melibatkan semua orang, pertama, cipta peluang untuk penyertaan. Galakkan pekerja untuk berkongsi pemikiran dan idea mereka semasa sesi sumbangsaran. Untuk lebih mendengar pendapat dan idea semua orang, gunakan aktiviti interaktif. Di bawah kami mempunyai senarai soalan yang boleh anda ajukan sebelum, semasa dan selepas sesi anda untuk membolehkan semua orang berkongsi dengan selesa.

Sesi pecah juga boleh menjadi cara yang berkesan untuk melibatkan semua orang dalam mesyuarat yang lebih besar. Kumpulan yang lebih kecil ini boleh membantu memudahkan perbincangan dan membenarkan semua orang menyumbangkan fikiran dan idea mereka dalam suasana yang lebih intim.

#10 Aktif dengan pertandingan persahabatan

Menggabungkan unsur-unsur keseronokan dan keseronokan, terutamanya persaingan yang mesra dan ringan, membantu mewujudkan suasana yang positif dan santai dalam sesuatu yang biasanya boleh menjadi pertemuan yang membosankan, panjang dan serba boleh. Ini boleh mengurangkan tekanan dan kebimbangan, dan memupuk semangat setiakawan dan semangat keseluruhan di kalangan ahli pasukan.

Menurut Kajian Perniagaan Harvard , “Persaingan meningkatkan pengaktifan fisiologi dan psikologi, yang menyediakan badan dan minda untuk peningkatan usaha dan membolehkan prestasi yang lebih tinggi.”

Cuba tambahkan aktiviti atau permainan yang menyeronokkan , seperti Mod Kuiz persaingan ClassPoint , ke dalam pembentangan anda. Atau, tambah unsur keseronokan yang lain, seperti bermain muzik, menetapkan tema untuk mesyuarat, menyediakan makanan ringan dan minuman serta menambah sedikit jenaka pada mesyuarat!

Perkara yang menyeronokkan bagi sesetengah orang mungkin tidak bergema dengan orang lain jadi pastikan ia fleksibel untuk mencipta pertemuan yang menyeronokkan untuk semua orang.

#11 Jalankan Sesi Soal Jawab yang Berkesan

Semasa mesyuarat semua tangan, peruntukkan masa untuk sesi Soal Jawab bagi menangani kebimbangan pekerja. Galakkan ketelusan dan berikan respons yang bernas kepada pekerja anda. Ini boleh membawa kepada soalan dan perbincangan yang sukar yang mungkin sukar dikendalikan; namun, ini adalah peluang untuk menjawabnya dengan berkesan dan memupuk keterangkuman & kepercayaan yang membawa kepada pembelian pekerja.

Jika mesyuarat anda kesuntukan masa, tanya soalan lebih awal dan sediakan jawapan untuk ditangani, dan tawarkan Soal Jawab susulan yang lebih pendek.

Beberapa peringatan berguna :

• Jelaskan pada permulaan mesyuarat bahawa soalan yang sukar dan perbincangan yang mencabar adalah dialu-alukan.
• Sebagai fasilitator, adalah penting untuk kekal berkecuali dan tidak memihak. Gunakan teknik mendengar aktif, untuk memastikan semua orang didengar dan difahami.
• Jika perbincangan menjadi hangat atau emosi mula memuncak, tidak mengapa untuk berehat.
• Selepas mesyuarat, buat susulan dengan mana-mana individu yang mempunyai soalan atau kebimbangan yang sukar.

#12 Minta Maklum Balas Tanpa Nama

Pertumbuhan sebenar berlaku apabila kita menerima maklum balas yang sukar. Maklum balas kritikal dan kata-kata jujur ​​adalah pemangkin untuk peningkatan dan pertumbuhan organisasi, jadi ambil peluang pada mesyuarat semua tangan untuk membuka pintu untuk maklum balas.

“Cara anda meminta kritikan dan bertindak balas apabila anda menerimanya sangat membantu membina kepercayaan—atau memusnahkannya.”

Kim Scott, Radikal Condor

Jemput semua ahli pasukan untuk berkongsi kejujuran yang tidak ditapis dengan alat maklum balas tanpa nama, seperti tinjauan pendapat pantas ClassPoint . Anda boleh memilih untuk menangani beberapa maklum balas secara langsung di tempat, atau hanya memberi pasukan masa dan tempat yang selamat dan dialu-alukan untuk maklum balas yang jujur.

#13 Raikan Kejayaan dan Motivasi Kemajuan

Kenali dan raikan pencapaian individu dan pasukan semasa mesyuarat semua tangan untuk memastikan pasukan anda terlibat dan bermotivasi. Menyerlahkan pencapaian pasukan bukan sahaja menunjukkan penghargaan tetapi juga menggalakkan mereka untuk terus maju.

Adalah penting untuk meluangkan masa untuk mengenali pasukan , berkongsi maklum balas dan keputusan yang positif, dan memberi kredit apabila kredit perlu dibayar! Anda juga boleh menyerahkan sijil untuk menunjukkan penghargaan dan memotivasikan orang lain untuk bekerja lebih keras dan berusaha untuk berjaya.

#14 Ulangi Perkara Utama

Sebelum mengakhiri mesyuarat anda, nyatakan perkara atau matlamat utama anda kepada orang ramai. Selepas apa yang boleh lebih lama daripada mesyuarat biasa, ia mengukuhkan maklumat yang dikongsi, menjelaskan sebarang kekeliruan dan memastikan persefahaman bersama di kalangan pekerja.

Dengan menyatakan semula butiran, matlamat dan keputusan penting, anda mempromosikan konsistensi dan penjajaran dalam organisasi. Selain itu, ia mempertanggungjawabkan pekerja, membantu dalam pengekalan pengetahuan organisasi, menyampaikan langkah seterusnya dengan berkesan, dan menampung ketidakhadiran atau yang lewat.

Mengulangi perkara penting juga membolehkan dokumentasi dan rujukan , menyediakan ringkasan hasil mesyuarat untuk perbincangan dan membuat keputusan pada masa hadapan, dan boleh dikongsi dengan pasukan selepas mesyuarat atau dengan sesiapa sahaja yang tiada di sana. Cuba gunakan ciri Kongsi PDF ClassPoint untuk berkongsi pembentangan anda dengan mudah tanpa perlu menghantarnya melalui e-mel.

#15 Akhiri dengan Inspirasi yang Membangkitkan

Dan akhir sekali, biarkan peserta berasa bermotivasi, bertenaga dan bertenaga dengan mengakhiri pertemuan dengan inspirasi yang membangkitkan semangat.

Untuk mencapai matlamat ini, anda boleh berkongsi kisah kejayaan, menyerlahkan pencapaian individu atau pasukan dan mengiktiraf usaha kolektif organisasi. Atau, anda juga boleh mengakhiri dengan video motivasi, seperti TedTalk atau penceramah langsung. Cari di web semasa pembentangan anda untuk mengeluarkan video tanpa meninggalkan PowerPoint dengan penyemak imbas terbenam ClassPoint.

Menutup pertemuan dengan inspirasi yang membangkitkan semangat mencipta kesan yang berkekalan, memupuk rasa perpaduan dan keazaman, serta mendorong pekerja untuk terus berusaha mencapai kecemerlangan. Ini adalah peluang untuk membuatkan peserta berasa terinspirasi, berhubung dan teruja tentang peranan mereka dalam kejayaan organisasi, terutamanya selepas anda baru sahaja mengulangi perkara utama.

Nilai Kejayaan Mesyuarat Semua Tangan dan Rancang untuk Masa Depan

Sebaik sahaja mesyuarat semua tangan anda telah berakhir, adalah penting untuk menilai kejayaannya. Anda harus menganalisis sama ada mesyuarat itu mencapai objektifnya dan sama ada pekerja mendapati kandungan itu berguna.

1. Susulan : Mula-mula, susulan selepas mesyuarat dengan meringkaskan perkara penting, berkongsi minit mesyuarat dan mengumpul maklum balas. Maklum balas boleh dikumpulkan melalui tinjauan, borang maklum balas, atau dengan menganalisis kadar kehadiran. Ini semua membantu untuk mengumpul maklumat tentang perkara yang berkesan dan apa yang tidak. Contohnya, anda boleh bertanya kepada pekerja pendapat mereka tentang kandungan, penceramah atau tempoh mesyuarat.
2. Analisis : Seterusnya, analisa kesan pertemuan semua tangan. Seperti diri anda sendiri: “Adakah maklumat yang dikongsi dalam mesyuarat membawa kepada peningkatan prestasi, produktiviti atau kepuasan pekerja?”
3. Perbaiki : Setelah anda menilai kejayaan mesyuarat semua tangan, anda boleh menggunakan maklum balas untuk menambah baik mesyuarat akan datang. Sebagai contoh, jika pekerja melaporkan bahawa mesyuarat itu terlalu lama, pertimbangkan untuk memendekkan tempoh untuk mesyuarat seterusnya. Jika mereka menyebut penceramah atau topik tertentu yang mereka gemari, pertimbangkan untuk memasukkan lebih banyak perkara itu dalam mesyuarat akan datang.

Soalan untuk Ditanya dalam Mesyuarat Semua Tangan

Pastikan pasukan anda terlibat sepanjang mesyuarat dengan bertanya soalan dan meliputi maklumat yang ingin mereka bincangkan.

Bagaimana untuk mengetahui apa yang mereka ingin bincangkan? Tanya mereka dalam tinjauan pra-mesyuarat!

Beberapa soalan untuk ditanya kepada pekerja anda dan diri anda sendiri sebelum mesyuarat anda:

• Adakah terdapat sebarang kebimbangan atau soalan khusus yang ingin anda bincangkan semasa mesyuarat?
• Apakah pendapat anda tentang kepelbagaian dan kemasukan di tempat kerja kami, dan bagaimana kami boleh menyokongnya lagi?
• Bolehkah anda berkongsi sebarang contoh kerja berpasukan dan kerjasama yang anda percaya patut mendapat pengiktirafan dan sambutan?
• Apakah kemas kini dan perkembangan utama yang perlu diketahui oleh semua orang?

Kini, untuk melibatkan khalayak anda dan mengumpulkan mata perbincangan semasa mesyuarat , anda boleh bertanya lebih banyak soalan interaktif. Mulakan dengan pemecah ais untuk membuat semua orang memanaskan badan, kemudian bawa kepada soalan seperti ini:

• Bagaimanakah kita boleh meningkatkan komunikasi dan kerjasama merentas jabatan?
• Apakah pencapaian atau pencapaian yang paling penting untuk anda atau pasukan anda pada suku lepas?
• Dalam satu ayat, huraikan cabaran yang anda hadapi pada suku tahun lalu dan cara anda mengatasinya.
• Apakah sokongan atau sumber yang akan membantu anda atau pasukan anda dalam mencapai keputusan yang lebih baik pada suku lepas?
• Adakah terdapat sebarang cabaran yang dilihat dengan perubahan baharu ini?
• Adakah terdapat mana-mana kawasan atau proses yang anda percaya perlu diutamakan atau ditambah baik pada suku seterusnya?

Gunakan pelbagai jenis soalan untuk memastikan penonton berminat dan menyampaikan data adalah cara yang paling sesuai. Gunakan awan perkataan , jawapan ringkas , soalan aneka pilihan , malah muat naik imej .

Dan yang terakhir, selepas mesyuarat , ukur bagaimana ia berlaku dengan menghantar tinjauan atau mengemukakan beberapa soalan interaktif akhir sebelum semua orang keluar . Ingat, soalan ini boleh dibiarkan tanpa nama untuk memastikan kejujuran dan keselesaan bagi mereka yang menyerahkan respons.

• Apakah perkara penting yang anda ambil daripada mesyuarat semua tangan?
• Adakah mesyuarat menjawab soalan atau kebimbangan anda? Jika tidak, apakah maklumat tambahan yang anda ingin terima?
• Adakah topik yang dibincangkan relevan dan berharga kepada anda?
• Adakah anda mendapati format mesyuarat itu menarik dan interaktif?
• Adakah terdapat sebarang aspek mesyuarat yang boleh diperbaiki? Jika ya, apakah cadangan yang anda ada?
• Adakah anda mempunyai sebarang idea atau cadangan untuk mesyuarat semua tangan pada masa hadapan?

Pengambilan Utama

Melangkah ke hadapan, untuk menjalankan mesyuarat semua pihak yang berjaya dan menarik, ingat:

• Menjalankan mesyuarat semua tangan yang berjaya memerlukan perancangan strategik, jadi tetapkan objektif yang jelas dan susun mesyuarat di sekeliling mereka.
• Galakkan penglibatan pekerja yang aktif melalui penyertaan, aktiviti interaktif, soalan dan perbincangan.
• Gunakan bantuan visual dan teknologi untuk meningkatkan komunikasi dan penglibatan.
• Pupuk ketelusan dan kepercayaan melalui perbincangan terbuka dan mendengar secara aktif serta mengambil maklum balas untuk membuat perubahan pada masa hadapan.