Đánh cắp 15 bí mật này để có một cuộc họp chung tay hoàn hảo!

Nếu bạn chịu trách nhiệm tổ chức một cuộc họp chung tay, thì đó có thể là một nhiệm vụ khó khăn, vì các cuộc họp chung tay thường dẫn đến những thách thức sau:

• quá tải giao tiếp
• Giải quyết các nhu cầu và lợi ích đa dạng
• Rào cản thứ bậc
• Thiếu tương tác

Nhưng đừng băn khoăn. Chúng tôi đã chuẩn bị hướng dẫn này với 15 lời khuyên đã được chứng minh để có một cuộc họp chung tay thành công. Cho dù đó là cuộc họp định kỳ hàng tuần hay sự kiện hàng năm của công ty, những mẹo và chiến lược này sẽ đảm bảo rằng các cuộc họp trực tiếp của bạn diễn ra hiệu quả, hiệu quả và thú vị để giúp toàn bộ lực lượng lao động của bạn được trao quyền! 🔋💪

Một cuộc họp chung tay là gì?

Nhưng trước tiên, một cuộc họp chung tay là gì? Cuộc họp chung tay, còn được gọi là tòa thị chính, là cuộc họp nơi mọi người trong công ty hoặc tổ chức, bao gồm giám đốc điều hành, người quản lý, từng nhân viên và nhân viên hỗ trợ, cùng nhau chia sẻ và thảo luận về các cập nhật, mục tiêu, thành tích và thách thức của công ty .

Nó phục vụ như một nền tảng quan trọng để thúc đẩy sự thống nhất, liên kết, minh bạch và giao tiếp trong các tổ chức. Một cuộc họp chung tay giúp gắn kết các nỗ lực của cá nhân và nhóm với các mục tiêu của công ty, tăng cường sự gắn kết của nhân viên và củng cố văn hóa tổ chức tổng thể bằng cách tạo cảm giác thân thuộc và mục đích chung giữa các nhân viên.

Tại sao tổ chức một cuộc họp chung tay?

Các cuộc họp chung tay có thể được sử dụng để chia sẻ thông tin cập nhật trong toàn công ty, thúc đẩy xây dựng nhóm hoặc kỷ niệm các mốc quan trọng. Trước khi bạn bắt đầu lập chiến lược để làm cho các cuộc họp của mình trở nên hấp dẫn hơn và lo lắng về sự thành công của chúng, điều quan trọng là phải hiểu “lý do” đằng sau việc tổ chức các cuộc họp chung tay. Dưới đây là một số lợi ích mà các cuộc họp chung tay có thể mang lại cho nhóm của bạn:

1. Cải thiện sự liên kết và giao tiếp : Tạo sự liên kết tốt hơn trong tổ chức. Khi mọi người nghe cùng một thông điệp từ đội ngũ lãnh đạo, họ có thể hiểu những gì được mong đợi ở họ và cách họ có thể đóng góp tốt hơn.
2. Minh bạch và Hòa nhập : Tạo cuộc đối thoại cởi mở giữa ban quản lý và toàn bộ lực lượng lao động để xây dựng lòng tin và sự kết nối.
3. Gắn kết và Động lực : Nâng cao tinh thần của nhân viên bằng cách công nhận thành tích, ăn mừng thành công và cung cấp không gian cho các cá nhân đóng góp ý tưởng và quan điểm của họ.
4. Tăng cường hợp tác và đổi mới : Tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ hội kết nối mạng, khuyến khích tinh thần đồng đội và phá vỡ các rào cản trong tổ chức.
5. Văn hóa tổ chức : Định hình và củng cố văn hóa tổ chức để tạo ra ý thức đồng nhất giữa các nhân viên.

15 mẹo để điều hành một cuộc họp chung tay thành công

#1 Đặt mục tiêu của bạn để lập chiến lược để thành công

Trước khi lên kế hoạch cho cuộc họp của bạn, điều quan trọng là xác định mục đích của cuộc họp. Hãy tự hỏi: “Tại sao chúng ta cần tổ chức một cuộc họp chung tay?”, “Chúng ta muốn đạt được điều gì từ cuộc họp?”

Đặt mục tiêu rõ ràng và cấu trúc cuộc họp phù hợp. Xác định những gì bạn muốn đạt được và điều chỉnh nội dung để đáp ứng mục tiêu đó. Từ đó, bạn có thể tiếp tục với việc xác định hậu cần, định dạng và nội dung, cùng với việc phân công vai trò, chuẩn bị chương trình làm việc và thực hành.

#2 Đoàn kết lực lượng lao động của bạn bất kể vị trí

Xác định xem định dạng trực tiếp, ảo hay kết hợp có phù hợp với nhu cầu của công ty bạn hay không. Lực lượng lao động hiện linh hoạt, vì vậy hãy đảm bảo tất cả nhân viên có thể tham gia dễ dàng , bất kể họ ở đâu.

Nếu bạn có nhiều cách để tham dự cuộc họp, hãy kiểm tra kỹ xem tất cả công nghệ đã sẵn sàng hoạt động chưa, lưu ý đến các bản sao lưu. Cần trợ giúp để thành thạo Teams, Zoom hoặc Google Meet ? Chúng tôi đã có bạn bảo hiểm.

#3 Mời diễn giả đa ban

Mời nhiều diễn giả từ các bộ phận khác nhau đến cuộc họp chung tay của bạn để nhân viên hiểu rõ hơn về toàn bộ công ty và cách mỗi bộ phận đóng góp vào thành công của công ty. Nhiều diễn giả có thể cung cấp một bức tranh toàn diện hơn về các dự án, sáng kiến ​​và thách thức đang diễn ra trên các lĩnh vực khác nhau của tổ chức. Điều này giúp phá vỡ các rào cản và khuyến khích chia sẻ kiến ​​thức giữa các bộ phận, dẫn đến tăng hiệu quả và sức mạnh tổng hợp.

Hơn nữa, việc nghe từ nhiều diễn giả khác nhau sẽ làm tăng thêm sự đa dạng và giữ cho cuộc họp trở nên hấp dẫn và năng động. Nó ngăn chặn sự đơn điệu và cho phép các phong cách trình bày và giọng nói khác nhau để thu hút sự chú ý của khán giả. Bằng cách tập hợp các quan điểm và kiến ​​thức chuyên môn đa dạng, bạn có thể thúc đẩy văn hóa cộng tác và đoàn kết, đồng thời khuyến khích quyền sở hữu và trách nhiệm giải trình khi nhân viên thấy đồng nghiệp của họ đại diện cho các bộ phận tương ứng và chia sẻ thành tích cũng như mục tiêu của họ.

#4 Chỉ định Người điều hành cuộc họp

Để đảm bảo rằng cuộc họp chung tay của bạn diễn ra hiệu quả, tập trung và chương trình nghị sự đi đúng hướng, điều khôn ngoan là bạn nên đặt người điều hành cuộc họp, đặc biệt nếu có nhiều người và chủ đề liên quan đến chương trình nghị sự. Người điều hành có thể quản lý luồng cuộc họp, tạo điều kiện cho sự tham gia và đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội phát biểu. Họ có thể khuyến khích những đóng góp toàn diện, cân bằng từ những người tham dự, đồng thời ngăn các cuộc thảo luận chuyển hướng sang các chủ đề không liên quan.

Và nếu có bất kỳ xung đột hoặc bất đồng nào phát sinh trong cuộc họp, người điều hành trung lập có thể giúp quản lý chúng. Họ có thể dàn xếp các cuộc thảo luận, đảm bảo một cuộc đối thoại tôn trọng và ngăn chặn mọi sự gián đoạn có thể xảy ra. Tùy thuộc vào mục tiêu của bạn cho cuộc họp chung tay, hãy cân nhắc chọn người điều hành mà không tham gia trực tiếp vào các chủ đề đang được thảo luận.

#5 Lập và truyền đạt một chương trình nghị sự rõ ràng:

Một chương trình nghị sự hấp dẫn sẽ thu hút sự chú ý của mọi người, dễ theo dõi và mang lại cho nhóm của bạn cảm giác sở hữu trong cuộc họp chung tay.

Tạo một chương trình nghị sự có cấu trúc tốt bao gồm các chủ đề thiết yếu, thông tin cập nhật của bộ phận, các hoạt động tương tác và các phiên hỏi đáp. Bao gồm các kỳ vọng về thời gian cho từng mục và cố gắng bám sát chúng nhất có thể. Chia sẻ chương trình nghị sự trước để cho phép người tham dự chuẩn bị.

Một chương trình nghị sự ví dụ có thể là:

• Bắt đầu với một tàu phá băng Giới thiệu các mục tiêu và mục tiêu
• Chia sẻ thông tin và cập nhật công ty với các phương tiện trực quan hấp dẫn
• Tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm tỏa sáng với những câu chuyện thành công và công việc hiện tại
• Mở cuộc đối thoại và thảo luận để nhận phản hồi và ý tưởng
• Kết thúc bằng một bản tóm tắt quan trọng và nhắc nhở mọi người về mục đích của cuộc họp

Sau khi chương trình nghị sự của bạn được thiết lập, hãy mời nhóm của bạn trước và truyền đạt chương trình nghị sự một cách rõ ràng. Bằng cách này, bạn đảm bảo một cuộc họp hiệu quả và nhóm đã chuẩn bị và sẵn sàng tham gia với các câu hỏi và phản hồi về ý tưởng.

#6 Chọn Một Công cụ Cuộc họp Liền mạch

Có một cuộc họp chung năng suất và hiệu quả hơn bằng cách chọn một công cụ họp liền mạch hợp nhất toàn bộ chương trình nghị sự và tất cả các trang trình bày từ các diễn giả khác nhau ở một nơi. Khi tất cả các trang chiếu được thống nhất ở một nơi, tuân theo một mẫu hoặc chủ đề nhất quán, nó cho phép xây dựng thương hiệu và tính thẩm mỹ trực quan nhất quán trong toàn bộ cuộc họp.

Điều này không giúp tất cả các diễn giả chuyển tiếp liền mạch từ diễn giả này sang diễn giả khác mà còn giúp người tham gia không cần phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng hoặc nền tảng. Không bị gián đoạn hoặc chậm trễ do chuyển đổi giữa các phần mềm hoặc tệp khác nhau giúp tiết kiệm thời gian và giảm sự nhầm lẫn tiềm ẩn.

Khả năng cộng tác giữa các diễn giả và những người tham gia cuộc họp trở nên dễ tiếp cận hơn, mang lại sự tương tác và tham gia tích cực từ tất cả những người tham dự lên hàng đầu. Người tham gia có thể dễ dàng chia sẻ ý tưởng và thảo luận khi sử dụng các công cụ như ClassPoint tích hợp các câu hỏi phản hồi của khán giả vào bản trình bày PowerPoint của bạn.

#7 Đảm bảo trải nghiệm công nghệ mượt mà

Thực hiện các bước để tạo trải nghiệm cuộc họp mượt mà và đáng tin cậy hơn cho mọi người tham gia bằng cách giảm các sự cố kỹ thuật . Bằng cách ưu tiên trải nghiệm công nghệ liền mạch, người tham gia có thể tham gia đầy đủ vào cuộc họp hoặc hội thảo trên web mà không bị gián đoạn hoặc thất vọng do sự cố kỹ thuật.

Một số vấn đề tiềm ẩn cần được thông báo là công cụ hội nghị âm thanh/video, kết nối internet, khả năng chia sẻ màn hình hoặc phần mềm trình bày. Nếu bạn đã chọn một công cụ họp liền mạch, bạn đã đi trước một bước. Việc giảm các công cụ thuyết trình của bạn xuống chỉ còn một công cụ, loại bỏ mọi sự cố hoặc trục trặc tiềm ẩn, chẳng hạn như các sự cố phát sinh từ vấn đề tương thích giữa các phần mềm hoặc định dạng tệp khác nhau.

#8 Nâng cao tính rõ ràng và tác động với các phương tiện hỗ trợ trực quan

Một trong những sai lầm lớn nhất mà bạn có thể mắc phải khi lập kế hoạch cho một cuộc họp chung tay là không rõ ràng hoặc dài dòng trong phần trình bày của bạn. Điều này có thể dẫn đến việc các thành viên trong nhóm không gắn kết, thất vọng và cuối cùng là một cuộc họp kém hiệu quả hơn.

Sử dụng các công cụ hỗ trợ trực quan mạnh mẽ, chẳng hạn như biểu đồ, đồ thị, sơ đồ hoặc đồ họa thông tin, có thể giúp truyền tải thông tin hoặc dữ liệu phức tạp theo cách dễ tiếp cận và dễ hiểu hơn. Hỗ trợ trực quan thu hút và duy trì sự chú ý, đồng thời thể hiện trực quan các mục tiêu và tiến độ, đảm bảo rằng các thông điệp quan trọng được truyền tải một cách hiệu quả và tạo được tiếng vang với toàn bộ khán giả. Tìm hiểu thêm về nhiều cách khác nhau mà bạn có thể nâng cao bản trình bày của mình để làm cho chúng hấp dẫn hơn .

#9 Trao quyền cho mọi giọng nói: Thu hút mọi người trong cuộc họp

Khuyến khích sự tham gia tích cực bằng cách lôi kéo nhân viên vào các cuộc thảo luận, phiên tương tác hoặc thăm dò ý kiến . Điều này sẽ không chỉ dẫn đến sự hợp tác và giao tiếp tốt hơn trong nhóm của bạn mà còn giúp cải thiện tinh thần và năng suất chung của nhóm.

Để thu hút mọi người, trước tiên, hãy tạo cơ hội cho mọi người tham gia. Khuyến khích nhân viên chia sẻ suy nghĩ và ý tưởng của họ trong buổi động não. Để hiểu rõ hơn suy nghĩ và ý tưởng của mọi người, hãy sử dụng các hoạt động tương tác. Dưới đây, chúng tôi có danh sách các câu hỏi bạn có thể hỏi trước, trong và sau phiên của mình để mọi người thoải mái chia sẻ.

Các phiên đột phá cũng có thể là một cách hiệu quả để thu hút mọi người tham gia vào một cuộc họp lớn hơn. Những nhóm nhỏ hơn này có thể giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận và cho phép mọi người đóng góp suy nghĩ và ý tưởng của mình trong một khung cảnh thân mật hơn.

#10 Tích cực tham gia các cuộc thi giao hữu

Kết hợp các yếu tố vui vẻ và thích thú, đặc biệt là một cuộc thi thân thiện, nhẹ nhàng, giúp tạo ra bầu không khí tích cực và thoải mái trong những gì thường có thể là một cuộc họp chung nhàm chán, kéo dài. Điều này có thể làm giảm căng thẳng và lo lắng, đồng thời thúc đẩy tình bạn thân thiết và tinh thần chung giữa các thành viên trong nhóm.

Theo Harvard Business Review , “Cạnh tranh làm tăng kích hoạt sinh lý và tâm lý, giúp chuẩn bị cho cơ thể và tâm trí để nỗ lực nhiều hơn và cho phép đạt được hiệu suất cao hơn.”

Hãy thử thêm các hoạt động hoặc trò chơi thú vị , chẳng hạn như Chế độ đố vui cạnh tranh của ClassPoint , vào bản trình bày của bạn. Hoặc, thêm các yếu tố thú vị khác, chẳng hạn như chơi nhạc, đặt chủ đề cho cuộc họp, cung cấp đồ ăn nhẹ và nước giải khát cũng như thêm chút hài hước vào cuộc họp!

Điều gì có thể thú vị đối với một số người có thể không phù hợp với những người khác, vì vậy hãy linh hoạt để tạo ra một cuộc họp thú vị cho mọi người.

#11 Chạy Phiên hỏi đáp hiệu quả

Trong cuộc họp chung tay, hãy phân bổ thời gian cho các phiên hỏi đáp để giải quyết các mối quan tâm của nhân viên. Khuyến khích sự minh bạch và cung cấp phản hồi chu đáo cho nhân viên của bạn. Điều này có thể dẫn đến những câu hỏi và cuộc thảo luận hóc búa khó giải quyết; tuy nhiên, đây là cơ hội để trả lời chúng một cách hiệu quả và thúc đẩy tính toàn diện & niềm tin dẫn đến việc nhân viên đồng ý.

Nếu cuộc họp của bạn không có nhiều thời gian, hãy đặt câu hỏi trước và chuẩn bị câu trả lời để giải quyết, đồng thời đưa ra phần Hỏi & Đáp tiếp theo ngắn hơn.

Một số nhắc nhở hữu ích :

• Hãy nói rõ ngay từ đầu cuộc họp rằng những câu hỏi hóc búa và những cuộc thảo luận đầy thách thức đều được hoan nghênh.
• Là người điều phối, điều quan trọng là giữ thái độ trung lập và không đứng về phía nào. Sử dụng các kỹ thuật lắng nghe tích cực để đảm bảo mọi người đều được nghe và hiểu.
• Nếu cuộc thảo luận trở nên sôi nổi hoặc cảm xúc bắt đầu dâng trào, bạn có thể tạm dừng.
• Sau cuộc họp, hãy liên hệ với bất kỳ cá nhân nào có câu hỏi hoặc mối quan tâm khó.

#12 Yêu cầu phản hồi ẩn danh

Sự phát triển thực sự xảy ra khi chúng ta đón nhận những phản hồi khó khăn. Phản hồi quan trọng và lời nói trung thực là chất xúc tác để cải thiện và phát triển tổ chức, vì vậy hãy tận dụng cơ hội tại một cuộc họp chung tay để mở ra cơ hội nhận phản hồi.

“Cách bạn yêu cầu những lời chỉ trích và phản ứng khi bạn nhận được nó sẽ góp phần xây dựng lòng tin – hoặc phá hủy nó.”

Kim Scott, Xạ thủ cấp tiến

Mời tất cả các thành viên trong nhóm chia sẻ sự trung thực không qua lọc bằng một công cụ phản hồi ẩn danh, chẳng hạn như cuộc thăm dò ý kiến ​​nhanh của ClassPoint . Bạn có thể chọn giải quyết một số phản hồi trực tiếp ngay tại chỗ hoặc chỉ cung cấp cho nhóm thời gian và địa điểm an toàn và được hoan nghênh để đưa ra phản hồi thẳng thắn.

#13 Ăn mừng thành công và thúc đẩy sự tiến bộ

Công nhận và tôn vinh những thành tích của cá nhân và nhóm trong cuộc họp chung tay để giữ cho nhóm của bạn gắn bó và có động lực. Làm nổi bật thành tích của nhóm không chỉ thể hiện sự đánh giá cao mà còn khuyến khích họ tiếp tục tiến về phía trước.

Điều quan trọng là phải dành thời gian để công nhận nhóm , chia sẻ phản hồi và kết quả tích cực, đồng thời ghi nhận công lao khi đến hạn! Bạn thậm chí có thể trao giấy chứng nhận để thể hiện sự đánh giá cao và thúc đẩy người khác làm việc chăm chỉ hơn và phấn đấu để thành công.

#14 Nhắc lại các điểm chính

Trước khi kết thúc cuộc họp của bạn, hãy nêu những điểm chính hoặc mục tiêu của bạn trước đám đông. Sau những gì có thể kéo dài hơn một cuộc họp bình thường, nó củng cố thông tin được chia sẻ, làm rõ bất kỳ sự nhầm lẫn nào và đảm bảo sự hiểu biết chung giữa các nhân viên.

Bằng cách trình bày lại các chi tiết, mục tiêu và quyết định quan trọng, bạn thúc đẩy tính nhất quán và liên kết trong tổ chức. Ngoài ra, nó khiến nhân viên phải chịu trách nhiệm, hỗ trợ lưu giữ kiến ​​thức của tổ chức, truyền đạt các bước tiếp theo một cách hiệu quả và hỗ trợ những người vắng mặt hoặc đến muộn.

Việc nhắc lại các điểm chính cũng cho phép cung cấp tài liệu và tài liệu tham khảo , cung cấp bản tóm tắt kết quả của cuộc họp cho các cuộc thảo luận và ra quyết định trong tương lai và có thể được chia sẻ với nhóm sau cuộc họp hoặc với bất kỳ ai không có mặt tại đó. Hãy thử sử dụng tính năng Chia sẻ PDF của ClassPoint để dễ dàng chia sẻ bản trình bày của bạn mà không cần phải gửi nó qua email.

#15 Kết thúc với cảm hứng thăng hoa

Và cuối cùng, hãy để những người tham gia cảm thấy có động lực, năng lượng và sức mạnh bằng cách kết thúc cuộc họp với nguồn cảm hứng phấn chấn.

Để đạt được điều này, bạn có thể chia sẻ những câu chuyện thành công, nêu bật thành tích của cá nhân hoặc nhóm và công nhận những nỗ lực chung của tổ chức. Hoặc, thậm chí bạn có thể kết thúc bằng một video tạo động lực, chẳng hạn như TedTalk hoặc thậm chí là một diễn giả trực tiếp. Tìm kiếm trên web trong bản trình bày của bạn để lấy video mà không cần rời khỏi PowerPoint bằng trình duyệt được nhúng của ClassPoint.

Kết thúc cuộc họp với cảm hứng thăng hoa sẽ tạo ra ấn tượng lâu dài, nuôi dưỡng tinh thần đoàn kết và quyết tâm, đồng thời thúc đẩy nhân viên tiếp tục phấn đấu để đạt được thành tích xuất sắc. Đây là cơ hội để những người tham gia cảm thấy được truyền cảm hứng, kết nối và vui mừng về vai trò của họ đối với sự thành công của tổ chức, đặc biệt là sau khi bạn vừa nhắc lại những điểm chính.

Đánh giá sự thành công của các cuộc họp chung tay và lập kế hoạch cho tương lai

Sau khi cuộc họp chung tay của bạn kết thúc, điều quan trọng là phải đánh giá sự thành công của nó. Bạn nên phân tích xem cuộc họp có đạt được mục tiêu hay không và liệu nhân viên có thấy nội dung hữu ích hay không.

1. Theo dõi : Đầu tiên, theo dõi sau cuộc họp bằng cách tóm tắt các điểm chính, chia sẻ biên bản cuộc họp và thu thập phản hồi. Phản hồi có thể được thu thập thông qua khảo sát, biểu mẫu phản hồi hoặc bằng cách phân tích tỷ lệ tham dự. Tất cả điều này giúp thu thập thông tin về những gì hiệu quả và những gì không. Ví dụ: bạn có thể hỏi nhân viên xem họ nghĩ gì về nội dung, diễn giả hoặc thời lượng của cuộc họp.
2. Phân tích : Tiếp theo, hãy phân tích tác động của cuộc họp chung tay. Như chính bạn: “Thông tin được chia sẻ trong cuộc họp có giúp cải thiện hiệu suất, năng suất hoặc sự hài lòng của nhân viên không?”
3. Cải thiện : Khi bạn đã đánh giá mức độ thành công của cuộc họp chung tay, bạn có thể sử dụng phản hồi để cải thiện các cuộc họp trong tương lai. Ví dụ: nếu nhân viên báo cáo rằng cuộc họp quá dài, hãy cân nhắc rút ngắn thời lượng cho cuộc họp tiếp theo. Nếu họ đề cập đến một diễn giả hoặc chủ đề cụ thể mà họ yêu thích, hãy cân nhắc kết hợp thêm chủ đề đó trong các cuộc họp trong tương lai.

Các câu hỏi để hỏi trong một cuộc họp chung tay

Giữ cho nhóm của bạn tham gia trong suốt cuộc họp bằng cách đặt câu hỏi và trình bày thông tin mà họ muốn thảo luận.

Làm sao để biết họ muốn thảo luận điều gì? Hỏi họ trong một cuộc khảo sát trước cuộc họp!

Một số câu hỏi để hỏi nhân viên của bạn và chính bạn trước cuộc họp của bạn:

• Có bất kỳ mối quan tâm hoặc câu hỏi cụ thể nào bạn muốn giải quyết trong cuộc họp không?
• Bạn nghĩ gì về sự đa dạng và hòa nhập tại nơi làm việc của chúng tôi và làm thế nào chúng tôi có thể hỗ trợ thêm cho điều đó?
• Bạn có thể chia sẻ bất kỳ ví dụ nào về tinh thần đồng đội và sự hợp tác mà bạn tin rằng đáng được công nhận và tôn vinh không?
• Các cập nhật và phát triển quan trọng mà mọi người nên biết là gì?

Giờ đây, để thu hút khán giả của bạn tham gia và thu thập các điểm thảo luận trong cuộc họp , bạn có thể đặt nhiều câu hỏi tương tác hơn. Bắt đầu với trò phá băng để giúp mọi người khởi động, sau đó dẫn đến những câu hỏi như sau:

• Làm thế nào chúng ta có thể cải thiện giao tiếp và cộng tác giữa các phòng ban?
• Thành tựu hoặc cột mốc quan trọng nhất đối với bạn hoặc nhóm của bạn trong quý trước là gì?
• Trong một câu, hãy mô tả thử thách bạn gặp phải trong quý trước và cách bạn vượt qua nó.
• Hỗ trợ hoặc tài nguyên nào sẽ hữu ích cho bạn hoặc nhóm của bạn để đạt được kết quả tốt hơn trong quý trước?
• Có bất kỳ thách thức nhận thức với những thay đổi mới này?
• Có bất kỳ lĩnh vực hoặc quy trình nào mà bạn cho rằng cần được ưu tiên hoặc cải thiện trong quý tới không?

Sử dụng nhiều loại câu hỏi để thu hút sự quan tâm của khán giả và trình bày dữ liệu là cách phù hợp nhất. Sử dụng đám mây từ , câu trả lời ngắn , câu hỏi trắc nghiệm hoặc thậm chí tải lên hình ảnh .

Và cuối cùng, sau cuộc họp , hãy đánh giá xem nó diễn ra như thế nào bằng cách gửi một bản khảo sát hoặc đưa ra một số câu hỏi tương tác cuối cùng trước khi mọi người rời đi . Hãy nhớ rằng, những câu hỏi này có thể được ẩn danh để đảm bảo tính trung thực và thoải mái khi gửi câu trả lời.

• Những điểm chính của bạn từ cuộc họp chung tay là gì?
• Cuộc họp có giải quyết các câu hỏi hoặc mối quan tâm của bạn không? Nếu không, bạn muốn nhận thêm thông tin gì?
• Các chủ đề được thảo luận có liên quan và có giá trị đối với bạn không?
• Bạn có thấy hình thức của cuộc họp hấp dẫn và tương tác không?
• Có bất kỳ khía cạnh nào của cuộc họp có thể được cải thiện không? Nếu vậy, bạn có đề xuất gì?
• Bạn có bất kỳ ý tưởng hoặc đề xuất nào cho các cuộc họp chung tay trong tương lai không?

Chìa khóa rút ra

Tiến về phía trước, để tổ chức một cuộc họp chung tay thành công, hấp dẫn, hãy nhớ:

• Điều hành các cuộc họp chung tay thành công đòi hỏi phải lập kế hoạch chiến lược, vì vậy hãy đặt mục tiêu rõ ràng và cấu trúc cuộc họp xung quanh chúng.
• Khuyến khích sự tham gia tích cực của nhân viên thông qua sự tham gia, các hoạt động tương tác, câu hỏi và thảo luận.
• Sử dụng các phương tiện hỗ trợ trực quan và công nghệ để tăng cường giao tiếp và tương tác.
• Thúc đẩy sự minh bạch và tin tưởng thông qua các cuộc thảo luận cởi mở, tích cực lắng nghe và tiếp nhận phản hồi để tạo ra những thay đổi trong tương lai.